Endkundenanleitung zur Meldepflicht in Deutschland

In dieser Endkundenanleitung möchten wir steuerpflichtigen Unternehmen Schritt für Schritt anleiten, wie die Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO in Zusammenarbeit mit dem efsta Portal in MeinElster funktioniert.

In der Erstmeldung Ihres elektronischen Aufzeichnungssystems (eAs) ist bis zum 30.06.2025 der aktuelle Stand zu erfassen - Änderungen vor dem Erfassungsdatum (Kassentausch, TSE Tausch etc.) müssen nicht erfasst werden.

Überblick zu unserer efsta Lösung

Schritt 1	Schritt 2	Schritt 3	Schritt 4
Erfassen von MeinElster Kontaktdaten im efsta Portal	Überprüfung und Ergänzung von meldepflichtigen Daten im efsta Portal/EFR	Bei Änderungen: wöchentliches Mailservice von efsta	XML Download aus dem efsta Portal, sowie Upload & Prüfung in MeinElster

Folgende Triggerpunkte werden jeden Montag von efsta geprüft und sind die Grundlage zum Senden von Informationsmails an den im efsta Portal hinterlegten Elster Kontakt:

• Ein EFR (Electronic Fiscal Register) wird hinzugefügt oder entfernt
• Jede Änderung im EFR auf Terminal-Ebene wie Seriennummer, Hardware usw. Diese werden zur Erstellung einer XML-Meldedatei herangezogen, mit Ausnahme des Datenfeldes TT (interne efsta Kennung – nicht melderelevant)
• Eine TSE wird aktiviert oder deaktiviert
• Ein Standort / eine Betriebsstätte wird hinzugefügt oder entfernt
• Änderung der Steuernummer:
  Achtung – hier muss zuerst die bestehende EFR Instanz geschlossen werden, die TSE ist abzumelden, TSE Daten/TAR Files, DSFinV-K sind zu exportieren, ein neues Unternehmen inkl. neuem EFR im Portal zu erstellen und zu melden – hier finden Sie ein FAQ zu diesem Thema.

Voraussetzungen für das Meldeservice

efsta Archivierungsfeature

Erste Grundvoraussetzung um unser Meldeservice für Kassen nach § 146a Abs. 4 AO nutzen zu können ist das efsta Archivierungsfeature. Sollte dieses noch nicht bestellt/aktiviert worden sein, wenden Sie sich bitte an Ihren Kassenhersteller um diese Funktion freizuschalten!

Elster Kontakt hinzufügen

Weiters ist im efsta Portal auf Unternehmensebene ein Elster Kontakt mit E-Mail zu erfassen.

Neuen Elster Kontakt im efsta Portal hinzufügen

• Öffnen Sie das efsta Portal und klicken Sie im Hauptmenü an der linken Seite auf "Unternehmen".

• In den Eigenschaften Ihres Unternehmens, welche mit Klick auf den Namen oder das Drei-Punkte-Symbol geöffnet werden kann, finden Sie den Reiter "Elster Bericht". Fahren Sie mit dem Button "Elster Kontakt erfassen" fort.

• Füllen Sie das Formular aus und ergänzen Sie bitte rot umrandete Felder, um die Vollständigkeit der Meldedatei sicherzustellen.
  • Im Feld "Sprache" wählen Sie aus in welcher Sprache der Kontakt unsere Informationsmails erhalten soll.
  • Felder, wie Adresszusatz oder Hausnummernzusatz sind optional.
  • Bei Unklarheiten zur Begrifflichkeit der Felder nutzen Sie bitte das Glossar am Ende der Seite bzw. die Hilfetexte im efsta Portal.

tip

Wir empfehlen die Nutzung einer Funktionsmailbox wie z.B. "buchhaltung@​kunde.de".

• Sobald alle notwendigen Felder ausgefüllt wurden kann der Button "Speichern" betätigt werden.

warning

Bei Einsatz eines Spamfilters empfehlen wir das Whitelisting (als sicheren Absender hinzufügen) der E-Mail-Adresse noreply@efsta.net um die Zustellung von Informationsmails zur Meldepflicht sicherzustellen.

Die an dieser Stelle hinterlegte E-Mail-Adresse erhält nach Erfassung des Kontaktes eine Verifizierungsmail – bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner und klicken Sie auf den beinhalteten Bestätigungslink. Die Meldung wird anschließend immer montags, im wöchentlichen efsta E-Mail-Service versendet – aus diesem Grund bekommt der erfasste Elster Kontakt die Erstmeldung ggf. erst nach einigen Tagen, am darauffolgenden Montag!

E-Mail Benachrichtigungen

Seit 13.01.2025 ist der efsta E-Mail Service zur Meldepflicht aktiv. In der wöchentlichen Prüfung der Triggerpunkte für meldepflichtige Änderungen/Ergänzungen im efsta Portal, bzw. durch Datenübertragung aus dem efsta EFR, werden E-Mails an die im Portal hinterlegten Elster Kontakte versendet. Dadurch können diese via Link die aktuell erfassten Daten aus dem Portal abrufen.

Download der Meldedaten (XML)

Zum Bearbeiten der Meldedaten klicken Sie bitte entweder auf den in der wöchentlichen E-Mail enthaltenen Link zum Download der XML Datei, oder folgen Sie dieser Anleitung um Ihre Kassenmeldung jederzeit im efsta Portal aufzurufen:

Abrufen von offenen Meldungen via efsta Portal

• Navigieren Sie zum Punkt „FISKALMELDUNGEN“ in der linksseitigen Navigation

• Wählen Sie das entsprechende Unternehmen und optional den Standort aus

• Abschließend klicken Sie auf das Download-Symbol
  • Der Status daneben zeigt ob die Meldung zuvor heruntergeladen und somit abgeschlossen wurde. Ein rotes "x" bedeutet dass die Daten noch nicht heruntergeladen wurden und zuvor möglicherweise noch entsprechend überarbeitet werden müssen.

• Sollte keine Meldung zur Verfügung stehen, doch Sie möchten manuell Änderungen tätigen, klicken Sie bei dem entsprechenden Standort auf den Button „Neue Offene Meldung“ um diese anhand der aktuellen Daten zu erstellen.

tip

Für den Download der Daten via E-Mail Link sind keine Zugriffsberechtigungen für das efsta Portal notwendig!

Bearbeiten der Meldedaten

Fehlen Informationen zur Erfüllung der Meldepflicht werden diese mit rotem Rahmen dargestellt. Bitte ergänzen Sie alle Rot markierten Felder um eine inhaltlich korrekte XML Datei erstellen zu können, sonst ist das Herunterladen nicht möglich. Weiters wird jegliche manuelle Änderung oder Abweichung seit der letzten, erfolgreich abgeschlossenen Meldung Orange eingerahmt und beim Speichern automatisch ins efsta Portal, sowie zum EFR, übertragen.

note

Details zum Firmennamen und der Rechtsform finden sie am Ende der Seite im Glossar.

Bitte ergänzen Sie das Anschaffungs- bzw. Inbetriebnahmedatum Ihres eAs (Kassensystem) oder ggf. das Außerbetriebnahmedatum. Im efsta Portal werden die Datumsfelder nach folgenden Kriterien vorbefüllt:

• Anschaffungsdatum eAs: ist das Datum der EFR Erstellung
  
• Inbetriebnahme eAs: ist das Datum der ersten Transaktion

Nachdem alle Daten ergänzt wurden, klicken Sie auf “Meldung Erstellen" und bestätigen nach sorgfältiger Durchsicht den angezeigten Hinweis. Anschließend können Sie mit fortfahren und die Datei wird per Standardeinstellung heruntergeladen (z.B.: Download Ordner).

info

Die TSE-Daten (inkl. BSIID) werden via efsta EFR übernommen und zur Meldung herangezogen. Sollten manche Felder nicht automatisch mit Daten befüllt worden sein und es ist unklar was ggf. ergänzt werden muss, nutzen Sie bitte die offizielle Ausfüllhilfe des BMF.

Externe Kassen

WICHTIGER HINWEIS

Das BMF fordert vom Steuerpflichtigen EINE Meldung aller elektronischer Aufzeichnungssysteme (eAs) pro Betriebsstätte. Wenn an dieser Betriebsstätte also noch weitere externe Kassen / eAs in Verwendung sind, so können Sie diese nun manuell im efsta Portal hinzufügen. Dadurch scheinen diese Daten im gesammelten Export auf. Spätestens im Elster Portal (siehe Kapitel Datenpflege, Prüfung und Einreichung in MeinElster) MÜSSEN diese Daten jedoch ergänzt werden.

Was sind externe Kassen?

Sie setzen beispielsweise in Ihrem Hotelbetrieb zwei unterschiedliche Kassenlösungen ein – eines zur Verwaltung des Hotels (PMS) und ein weiteres Kassensystem in der angeschlossenen Gastronomie. Ist das PMS System mit efsta fiskalisiert sind alle relevanten Informationen zur Verarbeitung in MeinElster in der XML Datei beinhaltet. Das Kassensystem der Gastronomie ist mangels Anbindung an efsta NICHT erfasst – nun liegt es in der Verantwortung des Steuerpflichtigen alle gesetzlich geforderten Daten manuell in MeinElster einzupflegen.

Möchten Sie die fehlenden Daten im efsta Portal hinzufügen, folgen Sie bitte dieser Anleitung:

Hinzufügen und bearbeiten von externen Kassen im efsta Portal

• Navigieren Sie zum Punkt „FISKALMELDUNGEN“ in der linksseitigen Navigation

• Wählen Sie das entsprechende Unternehmen und optional den Standort aus

• Klicken Sie auf den Button "Externe Kassen Bearbeiten"

• Auf dieser Seite können Sie nun für die zuvor ausgewählten Unternehmen bzw. Standorte externe Kassen definieren. Sowohl die direkte Eingabe im efsta Portal, als auch ein CSV-Import, sind an dieser Stelle möglich. Um die Eingabe der Daten zu erleichtern nutzen Sie bitte die Ausfüllhilfe des BMF.

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Bitte beachten Sie dass wir beim CSV-Import nach der Bruttomethode vorgehen. Das bedeutet dass nur die im neuen Import definierten Kassen gelten, alle bereits eingegebenen Daten werden überschreiben.

Good to Know

Externe Kassen werden bei allen Meldungen wie normale Kassen behandelt, somit lösen diese bei Änderungen den wöchentliche E-Mail Service aus. Dadurch können Sie Ihre externen Kassen ebenso über den in der wöchentlichen E-Mail erhaltenen Link bearbeiten.

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MeinElster Portal

Im folgenden Abschnitt finden Sie Informationen bezüglich Upload, Wartung und Übermitteln der Daten im MeinElster Portal.

MeinElster Anmeldung & Datenupload

Anleitung zum Upload des XML vom efsta Portal

• Klicken Sie folgenden Link um das MeinElster Portal zu öffnen: https://www.elster.de/eportal/login/softpse
• Bitte laden Sie Ihre Zertifikatsdatei (*.pfx) hoch und geben Sie Ihr Passwort ein.

• Nach erfolgreicher Anmeldung navigieren Sie im Menü links zu „Formulare & Leistungen“, gefolgt von „Alle Formulare“

• Anschließend klicken Sie auf „Sonstige Formulare“ im Hauptfenster um die entsprechende Sektion auszuklappen und wählen den Punkt „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“

• Als Nächstes klicken Sie den „Weiter“ Button und geben in der darauffolgenden Eingabemaske das Datum zur Erfassung der Kassenmeldung im Format „TT.MM.JJJJ“ ein.

• Abschließend navigieren Sie zu „XML-Import“ und ziehen per Drag&Drop die aus dem efsta Portal heruntergeladene XML-Datei in das vorgesehene Feld „XML-Daten“ und bestätigen dies durch „XML-Daten hochladen“

Datenpflege, Prüfung und Einreichung in MeinElster

XML Datei Finalisieren

• Prüfen Sie das Land und die Steuernummer auf ihre Richtigkeit und fahren sie mit "Nächste Seite" fort.

• Nun prüfen bzw. ergänzen Sie ggf. die Daten zum Steuerpflichtigen und klicken anschließend auf die Schaltfläche „Nächste Seite“:

• Hier ergänzen Sie bitte die Bezeichnung der Betriebsstätte (z.B. Filiale XYZ)
• Überprüfen Sie die Anzahl der zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAs)
• Sollten Sie die Außerbetriebnahme einer Kasse melden, so erfassen Sie hier bitte das Datum der Außerbetriebnahme und klicken auf „Nächste Seite“.

WICHTIGER HINWEIS

Das BMF fordert vom Steuerpflichtigen EINE Meldung aller Kassen / elektronischer Aufzeichnungssysteme (eAs) pro Betriebsstätte. Wenn an dieser Betriebsstätte also noch weitere externe Kassen / eAs in Verwendung sind, welche jedoch nicht im efsta Datenexport inkludiert wurden (siehe Kapitel Externe Kassen / eAs ), so MÜSSEN diese beim nächsten Schritt im Elster Portal ergänzt werden.

Hinzufügen weiterer Aufzeichnungssysteme (eAs)

• Klicken Sie im Anschluss an den erfolgreichen XML Upload auf „Elektronisches Aufzeichnungssystem hinzufügen“

• Erfassen Sie die geforderten Daten unter Zuhilfenahme der Ausfüllhilfe des BMF

• Schließen Sie das Formular mit dem Button "Elektronisches Aufzeichnungssystem übernehmen" ab

Prüfung & Einreichen der Meldung

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Bitte beachten Sie, dass aktuell jede Betriebsstätte einzeln gemeldet werden muss. Eine Sammelmeldung ist zu diesem Zeitpunkt nicht möglich!

• Haben Sie das XML und alle nötigen eAs erfolgreich hinzugefügt, klicken Sie auf „Alles Prüfen“

• Sind die Informationen korrekt erfasst, erscheint die Meldung "Es sind keine Fehler vorhanden". Bitte klicken Sie auf „Weiter“.

• In der Zusammenfassung sehen Sie alle erfassten Daten – sind diese korrekt, klicken Sie auf „Absenden“.

• Nach dem Absenden können Sie das Übertragungsprotokoll herunterladen oder drucken. Auch per E-Mail wird die Übertragung der Kassenmeldung bestätigt.

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Glossar

BSIID

Steht für die Zertifizierungsnummer der eingesetzten TSE, welche auf der BSI Webseite zu finden ist – die BSIID wird durch die Verknüpfung der TSE im eftsa Portal (im XML File inkl. der TSE Seriennummer und das Inbetriebnahmedatum) automatisiert in der XML Datei übernommen.

Seriennummer TSE

Die Seriennummer einer TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist eine eindeutige Identifikationsnummer, welche spezifische TSE-Einheiten kennzeichnet. Sie wird vom Hersteller der TSE vergeben und dient zur eindeutigen Identifikation der jeweiligen Sicherheitseinrichtung im Rahmen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Deutschland.

Natürliche Person / Nicht-natürliche Person

• Natürliche Personen: Menschen mit uneingeschränkter Rechtsfähigkeit ab Geburt, welche persönlich haften und Grundrechte genießen.
• Nicht-natürliche/juristische Personen: Die nicht-natürliche Person ist keine Person im wörtlichen Sinne. Sie ist vielmehr ein Zusammenschluss aus mehreren Personen oder deren Vermögen. Somit kann die juristische Person eine Personenvereinigung oder eine Vermögensmasse sein. Dies sind rechtlich geschaffene Konstruktionen, welche durch Organe handeln, begrenzt haften und keine Grundrechte haben, jedoch Träger von Rechten und Pflichten sind. Sie repräsentieren im Firmenkontext die Gesellschaft: GmbH, GBR, AG, etc.

Steuernummer

Die Steuernummer in Deutschland ist eine eindeutige Identifikationsnummer, welche von den Finanzämtern vergeben wird, um steuerpflichtige Personen und Unternehmen im nationalen Steuerrecht zu verwalten. Sie dient als Grundlage für die Abwicklung aller steuerlichen Angelegenheiten, insbesondere zur Kommunikation mit dem Finanzamt.

Die Steuernummer muss im bundeseinheitlichen Format für elektronische Übermittlungen angegeben werden und besteht aus 13 Ziffern ohne Sonderzeichen. Sie können Ihre 10- oder 11-stellige Steuernummer mithilfe des offiziellen Online-Rechners auf das 13-stellige bundeseinheitliche Format umrechnen lassen.

Umsatzsteuer-ID (UID)

Nummer für Unternehmen, die am innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU teilnehmen. Die UID-Nummer beginnt mit dem Ländercode "DE" für Deutschland, gefolgt von 9 Ziffern wie z.B.: „DE123456789“

Betriebsstätte

Eine Betriebsstätte ist eine physische Einrichtung, welche eine gewisse Dauerhaftigkeit besitzt und der Ausübung geschäftlicher Tätigkeiten dient.

eAs – elektronisches Aufzeichnungssystem

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAs) in Deutschland ist gemäß § 146a der Abgabenordnung (AO) ein Gerät oder eine Software, welches zur Erfassung von Geschäftsvorfällen, insbesondere Kasseneinnahmen und -ausgaben, eingesetzt wird. Elektronische Aufzeichnungssysteme sind typischerweise elektronische oder computergestützte Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion oder vergleichbare Systeme, die zur Aufzeichnung von steuerlich relevanten Geschäftsfällen verwendet werden.

Firmenname

Die handelsrechtliche Firmierung ist der offizielle Unternehmensname, der im Handelsregister eingetragen wird und bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllen muss.

Rechtsform

Alle in Elster geführten Rechtsformen sind auswählbar. Fehlt Ihre Rechtsform in Auswahlmenü, wählen Sie bitte jene, welche Sie zB bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung nutzen.